¿Cómo realizar una Asamblea de Copropietarios exitosa?

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¿Cómo realizar una Asamblea de Copropietarios exitosa?

10 febrero, 2016 - Asamblea
Asamblea de Copropietarios exitosa

En época de asambleas son múltiples los interrogantes que surgen respecto a cuál es el procedimiento idóneo para realizar una asamblea de copropietarios exitosa, como evitar impugnaciones que terminan generando sobre costos innecesarios al usuario final es decir, al propietario de la unidad privada. En el presente post desarrollaremos algunos elementos jurídicos que usted como administrador debe tener en cuenta al momento de planear, convocar y realizar la asamblea ordinaria de propietarios.

I. FASE DE PLANEACIÓN DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

a. Realice con antelación los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y permita que estos documentos se encuentren a disposición de los propietarios para que estos puedan plantear sus interrogantes antes de la realización de la asamblea, establezca espacios que le permitan socializar estos elementos y escuchar las recomendaciones que le puedan generar sobre ellos, (esta labor puede realizarla mediante herramientas tecnológicas tales como las encuestas virtuales del software de copropiedad.co) de esta manera podrá minimizar las polémicas que alargan de forma injustificada la asamblea general.

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b. Actualice los estados de cuenta de los propietarios de unidades privadas, con el fin de facilitar el anexo de los deudores morosos a la convocatoria.

c. Recuerde que usted como administrador debe realizar la convocatoria a la asamblea con una antelación no inferior a quince (15) días calendario, si no cumple con este mandato legal usted podrá verse inmerso en un proceso de impugnación de acta de asamblea por no cumplir con los requisitos legales de la convocatoria, recuerde que esta es parte integral del acta de asamblea.

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d. Temas como mascotas, parqueaderos, ruidos en la noche y demás asuntos que se relacionan directamente con la convivencia no deben ser dejados en el ítem proposiciones y varios, generalmente la gente está agotada, abandonan el salón y el tema se vuelve recurrente y de no acabar que se prolonga en todas las asambleas ordinarias. Si el tema es de difícil manejo podría considerar realizar una asamblea extraordinaria.

e. Elabore una minuta que le permita al propietario dejar poder de representación en la asamblea, eso permite que todos tengan un formato similar y cumplan con los requisitos mínimos de ley, el cual puede ser descargable directamente de la plataforma de copropiedad.co

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f. Su tarea como administrador es mantener el libro de propietarios actualizado, esto le permitirá realizar la convocatoria de la forma correcta y evitar posibles conflictos legales futuros.

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g. Usted podrá realizar un formato de autorización en la cual los propietarios autoricen el envío de la convocatoria de asamblea a través de correo electrónico, lo cual será sostenible no solo ambientalmente sino también de fácil manejo, pero recuerde, contar con un mecanismo que le permita verificar que la convocatoria efectivamente ha llegado a su destinatario.

h. Elabore un reglamento para la ejecución de la asamblea en el cual indique asuntos tales como: tiempo de duración de las intervenciones, las pautas en las cuales se deben referir unos a otros, recuérdele a los propietarios que la asamblea tiene como fin tomar decisiones que permitan administrar de forma correcta el patrimonio de cada uno y por ende el de todos.

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II. FASE EJECUCIÓN DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

a. Recuerde realizar una correcta verificación de los asistentes a la asamblea como propietarios, que garantice la existencia del quorum necesario para deliberar, teniendo en cuenta que tipo de quorum se requiere dependiendo no solo de las directrices de la ley 675 de 2001 sino también el reglamento de la copropiedad.

b. No olvide que debe documentar de forma fidedigna los resultados en las votaciones, es decir, debe indicar cuantos propietarios estaban presentes y como se realizó la votación, para cada una de las decisiones que se tomaron en el curso de la asamblea, esta tarea podrá facilitarse con sistema de votaciones electrónicas para agilizar las decisiones, Copropiedad.co cuenta un aplicativo que le permite realizar esta labor.

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c. Socialice el reglamento de asamblea, y recuérdele al presidente de la misma como debe realizar su gestión.

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III. FASE POSTERIOR A LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

a. Terminada la asamblea, recuerde que el acta de la misma debe ser publicada dentro de los 20 días hábiles posteriores a la reunión, y se deberá disponer de los medios necesarios para que los propietarios puedan acceder a la totalidad del documento recuerde que Copropiedad.co cuenta con las herramientas que le permiten a los copropietarios acceder a estos documentos, lo cual le permite surtir de forma expedita el requisito de publicidad de las actas correspondientes, recuerde que negarse a la entrega del mismo puede llevarlo a afrontar un proceso policivo.

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b. El acta debe contar con las firmas del presidente y el secretario de la asamblea, se deberá indicar que es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, la calidad de los asistentes, su unidad privada y el respectivo coeficiente, los votos emitidos en cada caso.

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Con estos pequeños consejos usted podrá minimizar situaciones problemáticas que se traduzcan en procesos judiciales de impugnación de acta.


 

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DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

Abogada

Directora de Corporación P.H.

Centro de educación virtual sobre el régimen de propiedad Horizontal.

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